Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 07.08.2026 · Anbieter: Roy Eike, Donatsring 20, 09599 Freiberg

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Roy Eike (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Software „Qvalentin Portal" sowie zugehöriger Dienste (Updates, Support). Der Kunde ist ausschließlich ein Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, der das Produkt für seine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit einsetzt.

Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zu.

§ 2 Leistungsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden die Software „Qvalentin Portal" als WordPress-Plugin (nachfolgend „Software") zur Nutzung zur Verfügung. Die Software umfasst je nach gebuchtem Tarif Module für QM-Handbuch, Aufgabenverwaltung, Urlaubsplanung, Fortbildungen, Mängelverwaltung, Dokumentenablage sowie optional das DSGVO-Dokumentationsmodul.

Der Anbieter erbringt keine Hosting-Leistungen. Die Software wird als ZIP-Datei geliefert und läuft auf der eigenen WordPress-Installation des Kunden (Self-Hosted). Betrieb, Wartung und Sicherung der Infrastruktur obliegen ausschließlich dem Kunden.

Der Umfang der vereinbarten Leistungen ergibt sich aus dem zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Leistungsverzeichnis und der gewählten Tarifstufe (Starter, Team, Praxis Pro). Zusatzleistungen (z. B. Setup-Service, Managed Updates) werden gesondert vereinbart.

Software-Updates werden während der Laufzeit eines aktiven Abonnements über den Update-Server bereitgestellt. Ein Anspruch auf bestimmte zukünftige Funktionen besteht nicht.

§ 3 Pflichten und Mitwirkung des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet:

Datensicherung: Regelmäßige, eigenverantwortliche Sicherungen der Datenbank und aller relevanten Dateien seiner WordPress-Installation vorzunehmen – mindestens einmal täglich. Der Anbieter ist nicht für Datenverluste verantwortlich, die auf fehlende oder unzureichende Datensicherungen zurückzuführen sind.
Systemvoraussetzungen: Die Mindest-Systemvoraussetzungen einzuhalten (WordPress 6.0+, PHP 8.0+, MySQL 5.7+ / MariaDB 10.3+). Bei Betrieb auf nicht unterstützten Umgebungen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.
Updates zeitnah einspielen: Bereitgestellte Software-Updates innerhalb angemessener Frist einzuspielen und vorher in einer Testumgebung oder anhand der Versionshinweise zu prüfen.
Prüfpflicht für Musterinhalte: Alle in der Software enthaltenen Musterinhalte, Vorlagen und Beispieldokumente vor ihrer Verwendung sorgfältig auf Eignung für die konkrete Praxis zu prüfen und anzupassen (siehe auch § 9).
Zugangssicherheit: Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und unbefugten Dritten keinen Zugang zur Software zu gewähren.
Mängelmeldung: Erkannte Mängel unverzüglich und in nachvollziehbarer Form (Beschreibung des Fehlers, Reproduktionsschritte) beim Anbieter zu melden.

§ 4 Nutzungsrecht und Lizenz

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Abonnements ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software auf einer einzelnen WordPress-Installation (gebunden an die im Lizenzschlüssel hinterlegte Domain) für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

Dem Kunden ist es untersagt, die Software zu vervielfältigen (über das für die Nutzung erforderliche Maß hinaus), zu verbreiten, zu vermieten, zu verleasen, weiterzuverkaufen oder Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zu überlassen. Ebenso ist eine Dekompilierung, Disassemblierung oder sonstige Rückentwicklung der Software (Reverse Engineering) untersagt, soweit nicht zwingendes Recht dies erlaubt.

§ 5 Laufzeit, Kündigung und Erneuerung

Das Abonnement wird für jeweils zwölf (12) Monate abgeschlossen und verlängert sich automatisch um weitere zwölf Monate, sofern es nicht mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Ende des jeweiligen Laufzeitjahres schriftlich (E-Mail genügt) gekündigt wird.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde gegen die Nutzungsbedingungen dieser AGB verstößt, insbesondere gegen das Weitergabeverbot gemäß § 4.

Nach Beendigung des Abonnements erlischt das Nutzungsrecht. Software-Updates werden nicht mehr bereitgestellt. Die beim Kunden lokal gespeicherten Daten bleiben im Eigentum des Kunden und verbleiben in dessen Datenbank.

§ 6 Preise und Zahlung

Die Preise ergeben sich aus der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Preisliste. Der Anbieter ist Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.

Rechnungen sind innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, die Bereitstellung von Updates und Support bis zum Ausgleich der offenen Forderungen auszusetzen sowie gesetzliche Verzugszinsen (§ 288 Abs. 2 BGB) geltend zu machen.

Preisanpassungen für das Folgejahr werden dem Kunden mindestens acht (8) Wochen vor Ablauf des laufenden Vertragsjahres schriftlich mitgeteilt. Bei wesentlicher Preiserhöhung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zu.

§ 7 Mängelhaftung (Gewährleistung)

Der Anbieter haftet für Sach- und Rechtsmängel der Software nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist.

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt zwölf (12) Monate ab der Bereitstellung der jeweiligen Version der Software. § 377 HGB (Rügepflicht) gilt entsprechend: Erkennbare Mängel sind unverzüglich nach der Bereitstellung zu rügen; andernfalls gilt die Leistung als genehmigt. Bei Software-Updates gilt der Liefertermin des jeweiligen Updates als Fristbeginn für die gerügte Version.

Mängelansprüche bestehen nicht bei Beeinträchtigungen, die auf unsachgemäßer Nutzung, fehlerhafter Installation durch den Kunden, inkompatible Systemumgebungen oder Eingriffe Dritter zurückzuführen sind.

§ 8 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Im Übrigen – insbesondere bei leichter Fahrlässigkeit – ist die Haftung des Anbieters auf Schäden begrenzt, die auf der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) beruhen. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den typischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf den Betrag des vom Kunden im laufenden Vertragsjahr bezahlten Jahresabonnements.

Jede Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust, Betriebsunterbrechungen und sonstige Folgeschäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für Schäden, die durch fehlende Datensicherung des Kunden entstehen.

Vorstehende Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen und Beauftragten des Anbieters.

§ 9 DSGVO-Modul – kein Rechtsberatungsersatz

Das DSGVO-Modul (VVT, TOM, Auftragsverarbeiter-Register, Datenpannenregister) ist ein Dokumentationswerkzeug. Es unterstützt die strukturierte Erfassung datenschutzrechtlich relevanter Informationen, stellt jedoch keine Rechtsberatung dar und begründet keinen Anspruch auf datenschutzrechtliche Konformität der Praxis.

Der Kunde ist und bleibt für die Richtigkeit und Vollständigkeit aller datenschutzrechtlichen Einträge sowie für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ergänzender nationaler Vorschriften eigenverantwortlich. Die Nutzung des Moduls ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten oder einen im Datenschutzrecht spezialisierten Rechtsanwalt.

Der Anbieter übernimmt keine Haftung für datenschutzrechtliche Verstöße des Kunden, für von Behörden verhängte Bußgelder oder Schadensersatzforderungen Dritter, die im Zusammenhang mit der Nutzung des DSGVO-Moduls entstehen.

§ 10 Musterinhalte und Vorlagen – Haftungsausschluss

Sämtliche in der Software enthaltenen Musterinhalte, Beispieldokumente, Vorlagen und vorausgefüllten Texte (z. B. im QM-Handbuch, für Unterweisungen, Hygienepläne, Datenschutz) sind unverbindliche Orientierungshilfen. Sie wurden mit Sorgfalt erstellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit, rechtliche Richtigkeit oder Eignung für den Einzelfall.

Der Kunde ist verpflichtet, alle Musterinhalte vor der Verwendung sorgfältig zu prüfen, an die konkreten Gegebenheiten seiner Praxis anzupassen und – bei rechtlich relevanten Inhalten – durch qualifizierte Beratung (Rechtsanwalt, Steuerberater, Datenschutzbeauftragter) freigeben zu lassen.

Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus der ungeprüften oder unveränderten Übernahme von Musterinhalten entstehen, insbesondere nicht für Beanstandungen durch Prüfbehörden, Kassenzulassungsstellen oder sonstige Dritte.

§ 11 Datenschutz

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Domain) ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung und Kundenkommunikation gemäß der gültigen Datenschutzerklärung.

Die Software läuft auf der eigenen Infrastruktur des Kunden. Der Anbieter erhält keinen Zugang zu den in der Software vom Kunden gespeicherten Inhalte oder personenbezogenen Daten der Praxis (Mitarbeitende, Patienten). Ausgenommen ist lediglich die technisch notwendige Lizenzkommunikation (Domain, Lizenzschlüssel).

§ 12 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB mit Wirkung für zukünftige Verträge anzupassen. Für laufende Vertragsverhältnisse werden Änderungen dem Kunden mindestens sechs (6) Wochen vor Inkrafttreten schriftlich mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf dieses Recht zum Widerspruch und die Folge des Schweigens wird der Anbieter in der Mitteilung ausdrücklich hinweisen.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Freiberg (Sachsen), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt.